SEARF – Setor de Arquivo Funcional
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Atendimento exclusivo por e-mail e Chat UFSC.
Conforme o Ofício Circular nº 21/PU/UFSC/2023, o atendimento por telefone e presencial está suspenso até a finalização da reforma da cobertura do pavimento térreo da Reitoria 1.
O Setor de Arquivo Funcional tem por objetivo garantir o acesso à informação, além de receber, organizar, conservar e preservar toda a massa documental produzida pelos servidores ativos, inativos, beneficiários de pensão e colaboradores da Universidade Federal de Santa Catarina. Para tanto, desenvolve as atividades de gestão documental em consonância com as diretrizes do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo da Administração Pública Federal (SIGA) e do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), sendo esse vinculado ao Arquivo Nacional.
Com a finalidade de estabelecer diretrizes, normatizar métodos e procedimentos do Setor de Arquivo Funcional, foi elaborada a Portaria Normativa N° 41/2021/PRODEGESP (publicada entre as páginas 17 e 21 do Boletim Oficial da UFSC) que dispõe sobre os procedimentos para encaminhamento, recebimento, tratamento e arquivamento dos documentos arquivísticos analógicos e nato-digitais encaminhados ao SEARF/PRODEGESP.
Chefe do Setor:
- Douglas Aguiar das Neves
Equipe do Setor:
- Lisiane Araujo Cardoso
- Luciano Alves Santarem (servidor em colaboração técnica)
- Rafael Silveira
- Silvana Pezzi
- William Adão Ferreira Paiva (afastado para formação – Doutorado)
Contato:
E-mail: searf@contato.ufsc.br
Horário de atendimento:
08h às 12h e das 13h às 17h
Escala de trabalho dos servidores:
Trabalho presencial suspenso devido a reforma da cobertura do pavimento térreo da Reitoria 1 – Ofício Circular n° 21/PU/UFSC/2023.
Atendimento exclusivo por e-mail e chat UFSC.
Compete ao SEARF:
- Registrar, tratar, organizar e arquivar os documentos arquivísticos analógicos e nato-digitais gerados e recebidos diariamente no âmbito da PRODEGESP;
- Receber e organizar a documentação referente aos Editais de Concurso Público (Técnico-administrativos em Educação e Magistério Superior Federal) realizados na UFSC;
- Gerenciar e executar atividades relacionadas ao Processo de Gestão Documental (atividades ligadas à higienização, classificação, avaliação, arquivamento, tramitação e uso) em referência à documentação;
- Digitalizar e indexar processos/documentos e seus metadados no Sistema de Gerenciamento de Documentos Nêutron e no Sistema de Processos Administrativos (SPA);
- Inserir, alterar e excluir arquivos digitais armazenados no Sistema de Gestão do Assentamento Funcional Digital (AFD/SIGEPE);
- Organizar, preparar e transferir pastas funcionais/documentos para a Coordenadoria do Arquivo Central da UFSC (CARC/PROAD);
- Organizar, preparar e encaminhar o Assentamento Funcional dos servidores redistribuídos para os respectivos órgãos;
- Zelar pelo acondicionamento/armazenamento bem como manter as condições de conservação/preservação do acervo documental produzido e acumulado, enquanto estiverem sob sua custódia;
- Registrar, atender, dar acesso e controlar consultas e empréstimos de documentos que estão sob sua custódia;
- Solicitar e retirar as pastas funcionais dos servidores que estão sob a custódia da CARC/PROAD;
- Estudar, avaliar e implementar políticas de Procedimentos e Técnicas de Arquivo;
- Redigir e emitir atos administrativos que se façam necessários à consecução das atividades do setor;
- Coordenar e executar atividades administrativas que se façam necessárias à realização dos objetivos do SEARF;
- Executar outras atividades inerentes à área que venham a ser delegadas pelas instâncias superiores.
A partir de dezembro/2020, os documentos da extinta Coordenadoria Auxiliar de Gestão de Pessoas do Hospital Universitário Prof. Polydoro Ernani de São Thiago (CAGP/HU) passaram a estar sob custódia do Setor de Arquivo Funcional (SEARF/PRODEGESP).
Principais Orientações de Acesso aos Sistemas:
Endereço disponível para Acesso AQUI
Endereço disponível para Acesso AQUI
Informações Complementares sobre o Sistema AFD:
Portarias Publicadas UFSC:
- Portaria Nº 229/2021/GR – Cria o Setor de Arquivo Funcional da Pró-Reitoria de Desenvolvimento e Gestão de Pessoas.
- Portaria Normativa N° 41/2021/PRODEGESP – Dispõe sobre os procedimentos para recebimento, tratamento e arquivamento dos documentos arquivísticos analógicos e nato-digitais encaminhados ao Setor de Arquivo Funcional (SEARF) da Pró-Reitoria de Gestão e Desenvolvimento de Pessoas (PRODEGESP) da Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC).
Formulários Específicos:
