Assentamento Funcional Digital (AFD)
É um dossiê em mídia digital, Representante digital da Pasta Funcional Física na qual são arquivados os documentos funcionais, digitais/digitalizados dos servidores vinculados aos Órgãos do Sistema de Pessoal Civil da Administração Federal (SIPEC), cujo objetivo é agilizar o Acesso à Informação, subsidiar a Tomada de Decisão, resguardar os Direitos e os Deveres dos órgãos, entidades e de seus agentes.
O AFD armazena os documentos dos servidores Ativos, Aposentados e Pensionistas da Administração Federal Direta, Autárquica e Fundacional de forma digitalizada, gerando economia de espaço e de recursos na manutenção destes materiais, já que viabiliza o acesso digital aos documentos integrantes das Pastas Funcionais, com maior agilidade.
O AFD é considerado Documento Arquivístico e deverá observar as orientações emanadas do Arquivo Nacional, órgão central do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo (SIGA) da Administração Pública Federal. Ele também é parte integrante do Projeto Sistema de Gestão de Pessoas (SIGEPE), sendo um subsídio para a Automatização do Processo de Trabalho em Gestão de Pessoas.
- Pasta Funcional
É um dossiê, em suporte não digital, onde são arquivados os documentos funcionais gerados/produzidos em decorrência da Vida Funcional do Servidor Público Civil, sendo esses localizados em cada Unidade de Recursos Humanos integrante do SIPEC.
- Como solicitar acesso ao AFD na UFSC?
O requerente deve encaminhar o “Formulário de Habilitação ao Sistema SIGEPE” (Acesse AQUI) devidamente preenchido, para o Gestor do Acesso Setorial ao AFD. Na UFSC esta atividade é realizada pela Divisão de Cadastro (DCAD/DAP) por meio do e-mail cadastro.dap@contato.ufsc.br
Observação: O Formulário de Habilitação já se encontra pré-preenchido, constando assim as informações para acesso ao Assentamento dos servidores na UFSC. Dessa forma, é necessário fazer apenas o preenchimento dos dados pessoais, juntamente com a devida assinatura da Chefia imediata.
- Quem pode ter acesso ao AFD?
O servidor que tenha necessidade em consultar os assentamentos funcionais para tomada de decisão na instituição, desde que autorizado pela unidade competente e após o preenchimento do formulário (Perfil AFD_Consulta), sendo que nesse perfil é permitido somente consultar os documentos pertencentes ao referido assentamento. Já para quem realiza as atividades de Gestão Documental nos assentamentos funcionais (pesquisar, detalhar, visualizar, incluir, alterar, inativar e reativar), o acesso como Operador é exclusivo aos servidores lotados no Setor de Arquivo Funcional da PRODEGESP (Perfil AFD_Gestor/Técnico). Importante mencionar que o acesso ao AFD implica na utilização de um Certificado Digital, emitido por uma autoridade certificadora no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).
- Como fica o AFD dos servidores Redistribuídos?
Em consonância com a Portaria Normativa SGP nº 9, de 01/08/2018 (Acesse AQUI) e de acordo com o seu Art. 4º § 4º, “nos casos de redistribuição os assentamentos funcionais digitais e as pastas funcionais devem ser enviados ao órgão de destino, após finalizadas as operações de liberação e recebimento no SIAPE”. Para tanto, o AFD do servidor será gerado automaticamente pelo Sistema de Gestão do órgão correspondente, quando de seu cadastramento no Sistema Integrado de Administração de Recursos Humanos (SIAPE).
Para maiores informações, acesse o site do SEARF/PRODEGESP
