Pró-Reitoria de Desenvolvimento e Gestão de Pessoas – PRODEGESP

 

PESQUISA DE SATISFAÇÃO DE USUÁRIOS

O Setor de Arquivo Funcional tem por objetivo garantir o acesso à informação, além de receber, organizar, conservar e preservar toda a massa documental produzida pelos servidores ativos, inativos, beneficiários de pensão e colaboradores da Universidade Federal de Santa Catarina. Para tanto, desenvolve as atividades de gestão documental em consonância com as diretrizes do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo da Administração Pública Federal (SIGA) e do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), sendo esse vinculado ao Arquivo Nacional.

Com a finalidade de estabelecer diretrizes, normatizar métodos e procedimentos do Setor de Arquivo Funcional, foi elaborada a Portaria Normativa N° 41/2021/PRODEGESP (publicada entre as páginas 17 e 21 do Boletim Oficial da UFSC) que dispõe sobre os procedimentos para encaminhamento, recebimento, tratamento e arquivamento dos documentos arquivísticos analógicos e nato-digitais encaminhados ao SEARF/PRODEGESP.

Chefe do Setor:

• Douglas Aguiar das Neves

Equipe do Setor:

• Lisiane Araujo Cardoso
• Luciano Alves Santarém
• Rafael Silveira
• Silvana Pezzi
• William Adão Ferreira Paiva

Contato: (48) 3721-4280

E-mail: searf@contato.ufsc.br

Horário de atendimento:
08h às 12h e das 13h30 às 17h

Escala de trabalho dos servidores:

Servidor	Segunda	Terça	Quarta	Quinta	Sexta
Douglas (Chefia)	07h – 12h – Remoto 13h – 16h – Remoto	08h – 12:30h – Presencial 13:30h – 17h – Presencial	07h – 12h – Remoto 13h – 16h – Remoto	07h – 12h – Remoto 13h – 16h – Remoto	08h – 12:30h – Presencial 13:30h – 17h – Presencial
Lisiane	08h – 12h – Remoto 13h – 17h – Remoto	08h – 13h – Presencial 14h – 17h – Presencial	08h – 13h – Presencial 14h – 17h – Presencial	08h – 12h – Remoto 13h – 17h – Remoto	08h – 12h – Remoto 13h – 17h – Remoto
Luciano	08h – 12h – Remoto 13h – 17h – Remoto	08h – 12h – Remoto 13h – 17h – Remoto	08h – 12h – Presencial 13h – 17h – Presencial	08h – 12h – Presencial 13h – 17h – Presencial	08h – 12h – Remoto 13h – 17h – Remoto
Rafael	08h – 12h – Remoto 13h – 17h – Remoto	08h – 12h – Remoto 13h – 17h – Remoto	08h – 12h – Remoto 13h – 17h – Remoto	08h – 12h – Presencial 13h – 17h – Presencial	08h – 12h – Presencial 13h – 17h – Presencial
Silvana	08h30 – 12h30 – Presencial 13h30 – 18h30 – Presencial	08h – 12h – Remoto 13h – 17h – Remoto	08h – 12h – Presencial 13h – 17h – Remoto	08h – 12h – Presencial 13h – 16h – Remoto	08h – 12h – Remoto 13h – 17h – Remoto
William	07h30 – 12h30 – Presencial 13h30 – 16h30 – Presencial	07h30 – 12h30 – Presencial 13h30 – 16h30 – Presencial	08h – 12h – Remoto 13h – 17h – Remoto	08h – 12h – Remoto 13h – 17h – Remoto	08h – 12h – Remoto 13h – 17h – Remoto

Os horários informados podem sofrer alterações temporárias devido a afastamentos, férias e licenças. Quando não for possível a manutenção do atendimento, tais alterações serão sempre informadas.

Compete ao SEARF:

• Registrar, tratar, organizar e arquivar os documentos arquivísticos analógicos e nato-digitais gerados e recebidos diariamente no âmbito da PRODEGESP;
• Receber e organizar a documentação referente aos Editais de Concurso Público (Técnico-administrativos em Educação e Magistério Superior Federal) realizados na UFSC;
• Gerenciar e executar atividades relacionadas ao Processo de Gestão Documental (atividades ligadas à higienização, classificação, avaliação, arquivamento, tramitação e uso) em referência à documentação;
• Digitalizar e indexar processos/documentos e seus metadados no Sistema de Gerenciamento de Documentos Nêutron e no Sistema de Processos Administrativos (SPA);
• Inserir, alterar e excluir arquivos digitais armazenados no Sistema de Gestão do Assentamento Funcional Digital (AFD/SIGEPE);
• Organizar, preparar e transferir pastas funcionais/documentos para a Coordenadoria do Arquivo Central da UFSC (CARC/PROAD);
• Organizar, preparar e encaminhar o Assentamento Funcional dos servidores redistribuídos para os respectivos órgãos;
• Zelar pelo acondicionamento/armazenamento bem como manter as condições de conservação/preservação do acervo documental produzido e acumulado, enquanto estiverem sob sua custódia;
• Registrar, atender, dar acesso e controlar consultas e empréstimos de documentos que estão sob sua custódia;
• Solicitar e retirar as pastas funcionais dos servidores que estão sob a custódia da CARC/PROAD;
• Estudar, avaliar e implementar políticas de Procedimentos e Técnicas de Arquivo;
• Redigir e emitir atos administrativos que se façam necessários à consecução das atividades do setor;
• Coordenar e executar atividades administrativas que se façam necessárias à realização dos objetivos do SEARF;
• Executar outras atividades inerentes à área que venham a ser delegadas pelas instâncias superiores.

A partir de dezembro/2020, os documentos da extinta Coordenadoria Auxiliar de Gestão de Pessoas do Hospital Universitário Prof. Polydoro Ernani de São Thiago (CAGP/HU) passaram a estar sob custódia do Setor de Arquivo Funcional (SEARF/PRODEGESP).

Principais Orientações de Acesso aos Sistemas:

• Sistema de Gerenciamento de Documentos NÊUTRON

Endereço disponível para Acesso AQUI

• Sistema de Gestão do Assentamento Funcional Digital (AFD)

Endereço disponível para Acesso AQUI

Informações Complementares sobre o Sistema AFD: 

• Projeto AFD
• Tabela de Documentos Funcionais
• Tutoriais
• Normativas e Legislação

Portarias Publicadas UFSC:

• Portaria Nº 229/2021/GR – Cria o Setor de Arquivo Funcional da Pró-Reitoria de Desenvolvimento e Gestão de Pessoas.
• Portaria Normativa N° 41/2021/PRODEGESP – Dispõe sobre os procedimentos para recebimento, tratamento e arquivamento dos documentos arquivísticos analógicos e nato-digitais encaminhados ao Setor de Arquivo Funcional (SEARF) da Pró-Reitoria de Gestão e Desenvolvimento de Pessoas (PRODEGESP) da Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC).

Formulários Específicos:

• Requerimento Geral – SEARF/PRODEGESP
• Formulário de Habilitação – Sistema SIGEPE AFD
  Observação: O Formulário de Habilitação já se encontra pré-preenchido, constando assim as informações para acesso ao Assentamento dos servidores na UFSC. Dessa forma, é necessário fazer apenas o preenchimento dos dados pessoais, juntamente com a devida assinatura da Chefia imediata.